A cosa serve Excel? Se sei qui sicuramente ti sei posto questa domanda. Ci sono molti punti di vista. Tagliando la testa al toro direi che serve per trovare (e mantenere il) lavoro. Se non sai utilizzare Excel in modo efficiente, meglio che tu sia uno statale, perché se lavori nel privato, o ti licenziano o non ti rinnovano il contratto, o ti appioppano i compiti più degradanti e meno pagati. Comunque, forse sei qui per capire a cosa serva Excel dal punto di vista tecnico, in breve:
- a fare calcoli (dinamici, che si aggiornano in automatico a seconda dei valori inseriti)
- a fare i grafici (comunicare le informazioni contenute nei numeri che sono normalmente di difficile lettura)
- a creare sistemi di gestine (Excel è perfetto per piccoli gestionali)
- a creare Macro che lavorano per te. In effetti non solo macro in VBA, bastano anche fogli pre-impostati con le classiche formule di Excel, ma le macro in VBA sono miracoli. Mi raccomando, che non ti salti in mente di fare il lavoro che dovrebbe essere fatto fare alla macchina, se non per capire quali istruzioni fornire alla macchina.
- analizzare i dati. Abbiamo le classiche tabelle, i Pivot, e PowerPivot (strumenti di Business Intelligence)
Oggi vediamo alcune delle funzionalità di base di Excel. Sicuramente la prima caratteristica importanti sono i calcoli dinamici.
Guarda il video: A Cosa serve Microsoft Excel
I Calcoli Dinamici
Per esempio, abbiamo un dataset di venditori con quanto hanno venduto al lordo e quanti costi hanno affrontato. Questi dati possiamo inserirli in euro e possiamo calcolare il netto facendo una semplice sottrazione:
Lordo – Costo = Netto
Ovviamente si tratta di una operazione dinamica, per cui posso correggere il valore delle singole caselle il risultato viene aggiornato in modo automatico. Possiamo calcolare anche delle percentuali, per esempio se abbiamo delle commissioni del 10% possiamo fare
= Netto*10%
Funzione Se
Un’altra delle potenzialità di Excel sono le funzioni. Una delle più famose è la funzione SE, che è utile se dobbiamo aggiungere o togliere dei valori al verificarsi di determinate condizioni.
Nel nostro caso (si prega di guardare il video), dobbiamo calcolare un bonus di 500€ a chi raggiungere il target di 13.000€ al netto. Come fare? La funzione SE ci viene in aiuto. La sua dicitura è:
=SE(test; [se_vero]; [se_falso])
Nel nostro caso dobbiamo aggiungere 500€ quando il netto è maggiore di 13000. La formula quindi avrà questo aspetto:
=SE(G2>=13000;500;0)
Quindi se la condizione viene rispettata, nella colonna BONUS apparirà il valore di 500€.
Altra potenzialità, possiamo fare in un modo leggermente diverso.
Prendiamo la stessa formula di prima, ma invece di inserire dei valori numerici, inseriamo delle stringhe di testo (in questo caso dobbiamo ricordarci di mettere le virgolette). La nostra formula avrà quindi questo aspetto
=SE(G2>13000;“si”;“no”)
A questo punto possiamo aggiungere la formula con i valori (=SE(G2>=13000;500;0) nella colonna delle commissioni, in modo da inglobare i 500€ di bonus all’interno delle commissioni in modo automatico.
I Filtri
Un altro importante strumento sono i filtri che possiamo inserire con la combinazione di tasti:
Ctrl+Shift+L
In questo modo posso visualizzare solo le righe che presentano determinati valori, in questo caso per esempio solo chi ha ottenuto i bonus, e in seguito ordinare per valore.
I Grafici
Altra potenzialità sono i grafici. Se voglio fare un grafico con i singoli venditori e il loro guadagno netto, devo selezionare queste due colonne, andare su INSERISCI – GRAFICI CONSIGLIATI
Seleziono il grafico che preferisco, che ovviamente anche in questo caso è dinamico, per cui se cambio i valori nel dataset cambia comunque il grafico.
Sono tutte funzioni basilari di Excel, quasi introduttive, delle capacità di Excel. Nonostante siano funzioni base, sono poche le persone che le sanno effettivamente utilizzare, per questo è molto importante conoscere Excel.
Per oggi basta e se hai intenzione di proseguire nel tuo percorso per capire a cosa serve Excel per il tuo lavoro, faresti meglio a considerare uno dei nostri corsi.
