Per comprendere come scrivere un report, in primis, è necessario comprendere cosa sia un report. Quindi, prima di spiegare come si possa fare un report vediamo, seppure sinteticamente, cosa si intende per report. In linea generale, si tratta di un documento che è formato da visualizzazioni grafiche e tabellari, esposte sinotticamente. Quindi tutta l’analisi dei dati la fari verosimilmente su Excel.
Di massima, trova il suo utilizzo per poter fare cose come: andare a valutare nuovi fornitori, determinare l’andamento delle vendite, così come per determinare l’affidabilità commerciale della controparte al fine di sviluppare al meglio il proprio business. Quindi, il report è un rapporto informativo, una relazione formata in modo che possa essere letta con facilità, composta da frasi brevi e semplici, evitando, a meno di effettive necessità, l’utilizzo di termini tecnici. Quindi, a questo punto, vediamo come fare un report.
Obiettivo: scrivere un report
Che sia una descrizione relativa ad uno studio ad un progetto, un approfondimento, oppure che si debba scrivere un testo di analisi, scrivere un report è un processo assolutamente delicato. Motivo per il quale, il come si possa fare un report diventa un argomento che merita attenzione.
La buona redazione di un report, infatti, dipende da svariati fattori come, ad esempio, la conoscenza e la comprensione dell’argomento, la capacità di saper strutturare il report in modo che risulti essere sviluppato tanto in maniera logica, quanto in forma sintetica e chiara. Oltre a ciò, per raggiungere questo importante obiettivo, è fondamentale non sottovalutare neanche gli aspetti grafici.
Quindi, nell’andare a redigere un report, sarà bene porre la doverosa attenzione anche alla scelta di una buona formattazione al fine di ottenere una impaginazione tale da poter catturare l’attenzione. Pertanto, seppure si abbiano molte cose da scrivere, nel fare un report è vitale farle emergere con frasi chiare e in poche righe. Oppure utilizzare grafici ed immagini al posto di noiose e pocho chiare tabelle piene di numeri.
La composizione di un buon report
Nell’andare a scrivere un report di qualunque tipo, in linea generale, si dovrà considerare che la sua composizione è formata da: una introduzione, dallo scopo, dai riferimenti tecnici, così come dai risultati, dalle osservazioni e, ovviamente, da delle conclusioni. Pur tuttavia, nel redigere un report è da considerare che, la gran parte dei lettori di un report, si va a soffermare maggiormente su tre aspetti, ossia: l’introduzione, lo scopo e le conclusioni.
Di conseguenza, se si dovrà farlo in poco tempo, ci si potrà soffermare, in modo particolare, solamente su questi tre aspetti. Nella composizione di un buon report, pertanto, è bene saper indirizzare il lettore verso quei risultati che si intendano evidenziare maggiormente. Perciò, sarà bene intenderlo come una operazione di marketing vera e propria. Con questo, ovviamente, non ci si dovrà dimenticare che, anche le restanti sezioni del report, dovranno avere una certa logica.
Le basi del come fare un report
Nello scrivere un report, la base di partenza è il saper individuare quale sia il principale obiettivo che si intenda conseguire. Quindi, la prima domanda che sarà bene porsi e rispondere, è propriamente quella relativa a quale messaggio si intende trasmettere e, di conseguenza, tramite di esso quale sia il risultato che si intenderà raggiungere. Un report perfettamente comprensibile è possibile ottenerlo se ci si metterà nei panni dei destinatari.
Da un punto di vista pratico, invece, nel come fare un report è bene non dimenticarsi delle varie fasi di redazione, le quali, andando a riassumere, potranno essere: l’impostazione della scaletta, la ricerca delle fonti, l’elaborazione dei dati (con Excel), la scelta del titolo e la struttura del report. Altri fondamentali aspetti, sono l’introduzione, ovvero, la presentazione dell’argomento, il suo approfondimento e le riflessioni finali.
Ma oltre che gli strumenti e il metodo di analisi utilizzato, nell’andare a scrivere un report, tanto lo stile quanto il linguaggio sono aspetti di vitale importanza. Non per nulla, perché un report possa essere effettivamente efficace, presupposto imprescindibile è la sua chiarezza. Anche la formattazione del testo, come pure l’utilizzo di elementi grafici, sono aspetti che aiutano a rendere più attraente, gradevole e comprensivo un report.
Conclusioni
In conclusione, seppure un report possa essere stato redatto molto bene, se non ci si attiene a queste semplici indicazioni, potrà essere considerato mediocre, mentre, anche se fosse mediocre, ma risultante essere, con i giusti accorgimenti, in grado di comunicare bene le giuste cose ai sui destinatari, potrà essere considerato ottimo.
