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Benvenuto ad una nuova lezione di MasterExcel.it. In questa lezione vedremo come inserire i menù a tendina su Excel.

Questo è un argomento richiestissimo e serve a risparmiarti tantissimi errori nell’inserimento dei dati, quindi presta molta attenzione!

Guarda il video della lezione: Menù a Tendina Excel

 

Come sempre utilizzeremo un file di esempio, visibile nell’immagine sottostante.

esempio

 

Questo file rappresenta alcune transazioni. Il nostro scopo è indicare il loro “Stato”, ossia come si sono concluse. Gli stati possibili sono pochi e possiamo leggerli nella colonna G. Occorre prestare attenzione a scrivere correttamente questi stati perché utilizzeremo poi funzioni come Conta Se e Somma Se per fare ulteriori calcoli (entrambe funzioni viste nel corso Excel base). Se gli stati sono scritti in modo errato, quindi con errori di battitura, oppure sono stati che non esistono (per esempio il testo “non so”), troveremo tanti problemi per eseguire i nostri calcoli.

 

Inserire il menù in una cella Excel

Per inserire un menù a tendina in una cella Excel è necessario semplicemente selezionare la colonna, o l’intervallo, in cui intendiamo inserire il menù – in questo caso selezioniamo la colonna D – e andare su Dati > Convalida dati.

convalida dati

Selezioniamo “Elenco” (siamo in “criteri di convalida” e “Consenti”). Come “Origine” selezioniamo i valori che ho già scritto in colonna “G” – questi sono gli stati possibili – e premiamo due volte INVIO.

Da ora in poi potremo selezionare uno dei dati dal nostro menù a tendina.

menu a tendina excel

L’opzione “Convalida dei dati” ci mette al sicuro da eventuali errori di battitura che verranno segnalati con un messaggio. Questo non vale per eventuali dati inseriti precedentemente, quindi stai attento! La convalida dei dati convalida solo i dati al momento dell’inserimento, non quelli già inseriti.

D’ora in poi possiamo inserire i dati dal menù oppure scrivendoli normalmente. Di base possiamo inserire solo questi valori. Provando a inserire valori non in elenco, Excel non ci consentirebbe di andare avanti. Questo però si può modificare: possiamo sia personalizzare il messaggio, sia mostrare un messaggio più “morbido”, come un avviso, che non blocchi l’utente ma chieda solo una conferma o dia un messaggio informativo, nel caso di inserimento di valori non in elenco.

 

Conclusioni

La colonna “G” messa qui con i vari stati possibili non è funzionale e risulta anche brutta da vedere. Questi dati li ho inseriti qui solo per scopo esplicativo. Ti consiglio di inserire i valori da cui costruire un elenco in un foglio apposito chiamato Menù, dove appunto andrai ad inserire tutti i valori di tutti i menù del foglio di lavoro.

Un’alternativa che ti consiglio, ma solo se i valori del menù sono massimo 3, è scrivere i valori direttamente nell’origine, separandoli con il punto e virgola “;”. Esempio:

convalida dei dati

Infine, lascia sempre l’opzione “altro” e una colonna “Note”. In questo modo, se succede un imprevisto, puoi mettere “altro” come stato con il menù a tendina e specificare in “note” tutto quello che ti occorre.